こんばんは！

今日は大学の先輩の出演される演奏会の受け付けスタッフをしてきました。

「演奏会を開くために必要なこと」など、主催者側の記事やまとめはよく見ますが、裏方目線のものって少ないと思うのでまとめてみたいと思います！

■スタッフとは？

演奏会を開く時に必ず必要なのが、ステージマネージャーや受け付け、チケットもぎり、ドアマンなどのスタッフです。

演奏者が気持ちよく本番を進められるようにサポートし、演奏面以外の当日の雑務をこなします。

本日私が担当したのは「受け付けスタッフ」。演奏会ごとによって違いはあると思いますが、今日の備忘録的に書いてみますので良かったら一つの例として参考にしてみてください！

■受け付けスタッフの仕事とは？

お客さんが演奏会に来て、まず最初に出会うのがこの受け付けにいるスタッフです。入り口で取り置きチケットの対応をしたり、チケットをもぎってプログラムを渡したり。

なんとなーくのイメージはつく人が多いと思います。が、いざやってみるとこの他にも細々とした仕事がいくつか…

それでは順を追って辿ったいきたいと思います。

■受け付けスタッフの業務内容

集合時刻は開場の2時間〜1時間半前くらいがほとんどでしょうか？

本日の公演は

19:00開場、19:30開演、

私たちスタッフの集合は17:30

でした！

ちなみに服装はスーツや、白・黒ブラウスなどのきっちりとしたもの。基本的には出演者(依頼者)からの指定があるでしょう。

会場の規模にもよりますが、受け付けスタッフの人数はだいたい3人〜5人、今回はステージマネージャーの方が開演までいてくださるとのことで、

受け付け2人+ステージマネージャー兼受け付け1人の計3人体制

でした。

主催者からタイムスケジュールを受け取り注意事項などの打ち合わせの後、

プログラムの挟み込み作業

を行います。

この、プログラムの挟み込み作業！

手の油がないと困るやつです。（笑）

一枚ずつ紙を取っていく作業を素早く行うこと、慣れていないと難しいですよね…

これが終わると、チケットの受け付け台や花束受け付け、もぎり台などのセッティングを行います。

そうして準備をしている間に開場！

今回は3人だったので、

当日券・取り置きチケット受け付け→2人

チケットもぎり・プログラム渡し→1人(私)

でお仕事をしました。

ここでチケットをもぎる時のコツ！

複数名でいらっしゃってるお客さまには「◯名様ですか？まとめてお預かりします」と言いながらまとめて重ねチケットをもぎる→そのままプログラムを「◯部まとめてお渡ししますね〜」と、その人数分一緒に渡してしまうこと！

こうして少しずつでも短縮していくことで、入口がつまるのをだいぶ解消できます。声をかけながら、常に手を動かすこともポイントです。

ちなみに一番大変なのは、

取り置きチケット担当

じゃないかなと思います…

今日はそこまで膨大な量ではありませんでしたが、この取り置きチケットは多ければ多いほど捌くのが大変！

やり方はいくつかあると思いますが、一般的なのは

封筒に差出人(出演者)と宛名と枚数と金額を書いてチケットを入れる

→そのお客様が来たらチケットのお金を封筒に入れる

→その封筒ごと差出人(出演者)に返却(＝チケット収入)

じゃないでしょうか。

自主公演などではチケットの売り上げが演奏者の収入になることも多いので、差出人と宛名がはっきりと書かれたこの封筒を利用すると分けるのが楽だと思います。

これ以外に売り上げをそのグループや団で一括する場合は、名前・枚数などの必要事項をすべて記入した一覧表のみを用意し、取り置きチケットを引き換えたお客様のお名前のところにマーカーを引いていく…という方法が便利です。

■いざ、開演！

さて、開演中も遅れていらっしゃるお客さまには開演前同様にプログラムをお渡しします。

「ただいま◯曲目を演奏中ですので、このあとの曲間にてご入場をお願い致します」と一言添えると親切です。

お客様の入りが落ち着いたら、チケットをまとめる！チケットのもぎり枚数を数えて入場者数をカウントする！そして花束台の花束や差し入れを楽屋に移動したり、など。

■後半プログラムに入ったら

チケット集計などが終わったところで、テーブルなどを片付け始めます。演奏者、主催者に返却するものなども頃合いを見てまとめ始めます。この作業を終演する前にやっておかないと撤収が遅れてホールの人に迷惑をかけてしまうので注意！

やることはざっくりとこんな感じです。

①もぎり半券まとめ→来場者数カウント（一般、学生など区切りがある場合はそれぞれの人数も！）

②チケット売上金まとめ（取り置きチケットの引き換え分、当日券の売り上げ、など項目ごとに分けて金額をメモしておくと◎！半券の枚数と金額が合っているかもチェックを忘れずに。）

③受付周りの張り紙をはがす（受付、当日券、などテーブルに貼ってある張り紙は使い回しのことが多いので丁寧にはがしましょう）

プログラム終盤に入ったら、、

④テーブル、椅子などを片付ける。ホールによっては現状復帰見本など注意書きがあったりするのでそれを参考に！出入り口はお客様が帰りやすいよう、テーブルなどの大きいものははけて広くしておく。貴重品（チケットの売上金など）の管理にも注意！終演前に受付周りは最小限にしておくのがベスト。

■終演後

ホールの忘れ物チェック、差し入れの撤収、ロビーで使用したテーブルや椅子などの現状復帰、そしてチケット代の金銭と受け付けで使用した道具などをしっかりと主催者に渡し、完了！

出演者の状況次第ですが、金銭は終演後早めにお渡しして確認してもらうのがよいと思います。受付周りが終わっていたら、舞台まわりの片付けを手伝いましょう。

■まとめ

簡単にまとめてみましたが、今回改めていろんな業務があるなあと思いました。演奏中はお客さんがほとんど来ないから暇だろう〜と思われがちですが、細々とした作業があるため意外とそうでもないのです。

ちなみに今回は入場料有りの公演でしたが、入場無料の公演だと金銭管理がない分少しゆとりができます。

ざっと書いてみましたが、もちろん公演の規模次第で人数や業務内容も少し変わってくると思います。演奏会のスタッフで一案大事なのは、臨機応変に対応すること！基本の仕事をこなしつつ、状況を見て判断できたらよいと思います。あくまで私個人の見解ですが、受付スタッフをする際に少しでも役立ててもらえたら嬉しいです。

今回はスタッフ側の記事でしたが、そのうち公演を行う出演者側の記事も書きたいと思います！

2017.07